Vertu með hlutina á hreinu

Hvað er hluthafaskrá og til hvers er hún?

Samkvæmt lögum um einkahlutafélög og lögum um hlutafélög þurfa öll fyrirtæki að halda utan um eignarhald sitt með svokallaðri hluthafaskrá. Hún skal ávallt innihalda réttar upplýsingar hverju sinni.

Í hluthafaskrá skulu hlutir skráðir í númeraröð og skal fyrir sérhvern hlut greina frá nafni eiganda, kennitölu og heimilisfangi.

Hluthafaskrá skal ætíð geymd á skrifstofu félags og eiga allir hluthafar og stjórnvöld að hafa aðgang að henni og mega kynna sér efni hennar.

Innskráning

Innskráning á hluthafaskra.is er með rafrænum skilríkjum í gegnum Ísland.is.

Við fyrstu innskráningu hefur einungis skráður stjórnarformaður aðgang að sínu fyrirtæki en hann getur strax stofnað aðra notendur og þannig gefið öðrum hagsmunaaðilum aðgang að Hluthafaskrá.

Stofna notendur

Notendur eru stofnaðir í Stillingum og hægt er að skrá nýjan notanda, breyta núverandi notanda, eða eyða notanda.

Tegundir notenda

Hægt er að gefa notendum þrenns konar aðgang að kerfinu:

1. Stjórnendaaðgangur: Hefur fullan aðgang að hluthafaskrá. Getur breytt notendum fyrirtækis og áskriftum þess.
2. Skrifaðgangur: Skrifaðgangur veitir réttindi til þess að skoða og breyta hluthafaskrá.
3. Lesaðgangur: Getur séð hluthafaskrá og þróun hlutafjár en ekki framkvæmt aðgerðir.

Ef fyrirtæki er í áskrift getur það veitt hluthöfum sínum lesaðgang að hluthafaskrá félagsins með því að haka í [Hluthafar geta séð hluthafaskrá] á yfirliti.

Ef vandamál koma upp með innskráningu eða notendur er hægt að hafa samband við help@hluthafaskra.is

Stofnun hluthafaskrár

Þegar fyrirtæki er valið í fyrsta skipti er einungis hægt að stofna hluthafaskrá eða stofna notendur.

Til þess að virkja aðgerðir í kerfinu þarf að stofna hluthafaskrá. Þá verður til fyrsta hluthafaskráin sem aðrar færslur byggja á.

Stofnun hluthafaskrár er framkvæmd í 4 skrefum og hér að neðan er farið yfir þau öll:

1.Flokkar og fjöldi útgefinna hluta

Fyrsta skrefið í stofnun hluthafaskrár er að skrá flokka, og fjölda útgefinna hluta. Hægt er að skrá mismunandi nafnverð á hlut.

Mikilvægt er að upphæð hlutafjár sé rétt í þessu skrefi þannig að hægt sé að kára næstu skref.

2. Raðnúmer

Næsta skref í stofnun hluthafaskrár er að velja hvort kerfið eigi að halda utan um raðnúmer hluthafaskrárinnar eða hvort notandi vilji velja þau sjálfur.

Mælt er með því að láta kerfið sjá um raðnúmer með því að haka í [Fá sjálfvirkt val]

3. Ráðstöfun hluta til hluthafa

Þriðja skrefið er að ráðstafa útgefnum hlutum á hluthafa fyrirtækisins. Ef fyrirtækið hefur skilað ársreikningi til RSK þá er hægt að fylla út töfluna með hluthafaskránni sem honum fylgir. Það er gert með því að smella á [Flytja inn gögn úr ársskýrslu].

Einnig er hægt að bæta við erlendum hluthöfum. Fyrir erlenda hluthafa er skylt að skrá nafn, heimilisfang, póstnúmer sveitafélag og land.

Stofndagsetning

Fyrir ofan töfluna hægra megin er dálkurinn [Stofndagsetning].

Sú dagsetning er upphafspunkturinn á hluthafaskrá fyrirtækisins og því ekki hægt að framkvæma aðgerðir eldri en stofndagsetningu.

Ef stofndagsetningin er 31.12.2020 þá er bara hægt að skrá hækkun, lækkun eða eigendaskipti hlutafjár með dagsetningu 1.1.2021 eða nýrri.

4. Staðfesta

Síðasta skrefið er að fara yfir hluthafaskrána og athuga hvort allt sé rétt. Eftir þetta skref stofnast hluthafaskráin og aðgerðir verða aðgengilegar í valmyndinni.

Eigendaskipti

Með eigendaskiptum er hægt að skrá í hluthafaskrá viðskipti sem verða á útgefnum hlutum fyrirtækisins.

Nauðsynlegt er að velja hvort eigendaskiptin teljist til sölu eða framsals og skrá dagsetninguna.

Dagsetningin má ekki vera eldri en nýjasta færslan í [Þróun hlutafjár]

Velja þarf flokk hluta til grundvallar viðskiptanna og fjölda hluta.

Þá er hægt að ráðstafa hlutunum, ýmist á nýjan hluthafa eða núverandi, íslenskan eða erlendan.

Þegar eigendaskiptin eru staðfest þá verður til færsla í þróun hlutafjár og hluthafaskráin breytist.

Hækkun hlutafjár

Til þess að fara í hækkun hlutafjár skal smellt á [Breyta hlutafé] í valmyndinni

Með hækkun hlutafjár er verið að skrá útgáfu nýrra hluta í hluthafaskrá.

Ástæða hækkunar

Hækkunin getur verið:

1. Útgáfa jöfnunarhluta
2. Almenn útgáfa

Útgáfu jöfnunarhluta skal ávallt skipt í réttu hlutfalli við eignarhlut núverandi hluthafa, m.ö.o. útgáfa jöfnunarhluta skal ekki breyta eignarhlutum hluthafanna. Ef ekki er hægt að skipta útgáfu jöfnunarhluta í réttu hlutfalli við eignarhlut þarf að skipta óráðstöfuðum hlutum handvirkt á útvalda hluthafa.

Almennri útgáfu hlutafjár má skipta hvernig sem er á milli hluthafa.

Myndin hér að neðan sýnir útgáfu jöfnunarhluta þar sem 1 hlutur er afgangs og þarf að ráðstafa handvirkt.

Lækkun hlutafjár

Til þess að fara í lækkun hlutafjár skal velja [Breyta hlutafé] í valmyndinni og flipann [Lækka hlutafé].

Með lækkun hlutafjár er verið að fækka útgefnum hlutum félagsins.

Skrá þarf fjölda hluta til lækkunar og dagsetningu.

Dagsetningin má aldrei vera eldri en nýjasta færslan í [Þróun hlutafjár]

Leyfileg lækkun

Lækkun hlutafjár má aldrei verða svo mikil í einkahlutafélagi að hlutafé fari undir 500.000 að nafnverði.

Lækkun hlutafjár má aldrei verða svo mikil í hlutafélagi að hlutafé fari undir 4.000.000 að nafnverði.

Ástæða lækkunar

Ríkisskattsstjóri gefur fyrirtækjum 5 leyfilegar ástæður fyrir lækkun hlutafjár.

Velja þarf eina af þessum fimm ástæðum hlutafjárlækkunar í Hluthafaskrá:

1. Lækkun til jöfnunar á tapi
2. Lækkun til greiðslu til hluthafa
3. Lækkun vegna eigin hluta
4. Lækkun til afskriftar á greiðsluskyldu hluthafa
5. Lækkun til að leggja í sérstakan sjóð sem má nota samkvæmt ákvörðun hluthafafundar.

Reglur um skiptingu lækkunar eftir ástæðu hennar:

(1) Lækkun til jöfnunar á tapi skal ávallt skipt jafnt á milli hluthafa. Ef afgangshlutir verða til skiptanna þarf að ráðstafa þeim handvirkt á útvalda hluthafa. ATH! Hér skal slá inn hlutafé til lækkunar en ekki hluti.

(3) Einungis er hægt að lækka eigin hluti fyrirtækis. Eigin hlutir þurfa því að vera a.m.k. jafn margir og lækkun vegna eigin hluta. Hægt er að skrá eigin hluti með eigendaskiptum eða hækkun hlutafjár og skrá fyrirtækið sjálft sem viðtakanda hlutanna.

(2) (4) (5) Skipta má lækkuninni hvernig sem er.

Hér á myndinni að neðan sést (2) Lækkun til greiðslu til hluthafa sem skipta má hvernig sem er

Erlendir hluthafar

Hluthafaskrá.is býður fyrirtækjum að skrá erlenda hluthafa.

Erlendir hluthafar hafa ekki íslenska kennitölu og því er ekki krafist útfyllingar á þeim reit.

Hluthafaskrá fyrirtækja verður, samkvæmt lögum, að innihalda heimilisföng hluthafa. Því þarf að skrá heimilisföng erlendra hluthafa handvirkt.

Skylt er að skrá nafn og heimilsfang, en póstnúmer, sveitafélag og land er valkvæmt.

Erlendir hluthafar geta ekki skráð sig inn á hluthafaskra.is og séð hlutafjáreign sína þar sem innskráning styðst við rafræn skilríki.

Þróun hlutafjár

Hluthafaskrá sér um að skrá niður allar færslur sem verða á hlutafénu.

Þróun hlutafjár er raðað eftir dagsetningum færslanna og þá er nýjasta færslan efst.

Eyða færslum

Hægt er að eyða færslum í þróun hlutafjár og við það breytist hluthafaskráin. Færslu er eytt með því að smella á ruslafötuna hægra megin við skýringuna.

ATH! Einungis er hægt að eyða nýjustu færslunni hverju sinni. Þannig er ekki hægt að eyða eldri færslum nema eyða nýjustu fyrst og svo koll af kolli.

Aðgerðir sem eru ekki skráðar í þróun hlutafjár

Eftirfarandi aðgerðir eru ekki breytingar á hlutafé og vistast því ekki í þróun hlutafjár:

• Arðgreiðslur
• Hlutafjármiðar
• Breytingar á notendum eða aðgangi bókara.
• Skráning veflykils
• Breytingar á áskriftum.

Ég er stjórnarmaður en sé ekki fyrirtækið mitt.

Líklegt er að við fyrstu innskráningu hafi notandi ekki aðgang að öllum fyrirtækjum sem hann ætlar að skrá í Hluthafaskrá. Þetta er vegna þess að Hluthafaskrá er ekki með upplýsingar um alla hagsmunaaðila fyrirtækja. Nánar er fjallað um aðgang við fyrstu innskráningu hér að neðan.

Tenging við Fyrirtækjaskrá

Hluthafaskrá er með upplýsingar um stjórnarformenn fyrirtækja frá Fyrirtækjaskrá. Af þeim ástæðum getur skráður stjórnarformaður skráð sig inn í kerfið með rafrænum skilríkjum og valið sín fyrirtæki án þess að biðja sérstaklega um aðgang.

Hluthafaskrá gefur skráðum framkvæmdastjórum, óbreyttum stjórnarmeðlimum eða öðrum hagsmunaaðilum ekki aðgang að fyrirtækjunum við fyrstu innskráningu.

Hvernig fæ ég aðgang að fyrirtæki sem ég sé ekki í Fyrirtækin mín?

Hægt er að fá aðgang að fyrirtæki á 2 vegu.

1. Skráður stjórnarformaður fyrirtækisins skráir sig inn með rafrænum skilríkjum, velur fyrirtækið og stofnar þig sem notanda í [Stillingar]. Sjá nánar um stofnun notenda undir "Innskráning og notendur".
2. Hægt er að hafa samband við help@hluthafaskra.is og biðja sérstaklega um aðgang að fyrirtækinu. Þá þarf að gefa upp kennitölu fyrirtækis og notanda.

Á myndinni hér að neðan má sjá öll þau fyrirtæki sem Jón Jónsson (gervimaður) hefur aðgang að í Hluthafaskrá.

Ég er hluthafi en sé ekki mína hluti.

Hluthafar geta séð eignarhluti sína í „Mínir hlutir“ um leið og búið er að stofna fyrstu hluthafaskrá viðkomandi fyrirtækis á hluthafaskra.is

Sjáir þú ekki þína hluti getur verið að ekki sé búið að stofna hluthafaskrá þess fyrirtækis á hluthafaskra.is

Sé búið að stofna hluthafaskrá en þú sérð ekki þína hluti skaltu hafa samband við hjalp@hluthafaskra.is

Hvað eru raðnúmer?

Hlutafjármiðar

Á hverju ári þurfa fyrirtæki að skila hlutafjármiðum til RSK. Hlutafjármiðar segja til um eignarhlut, fengin jöfnunarbréf og arðgreiðslu hvers hluthafa í lok tekjuársins.

Skilatímabil hlutafjármiða er 1. - 20. janúar.

Hægt er að skila þessum miðum í Hluthafaskrá með einföldum hætti. Kerfið býr til hlutafjármiða út frá hluthafaskrá og arðgreiðslum í lok tekjuársins og notandi þarf því einungis muna eftir því skila þeim.

Til þess að skila hlutafjármiðum skal velja [Hlutafjármiðar] í valmyndinni og smella á [Bæta við skilum]

Hægt er að eyða eða uppfæra hlutafjármiða eftir þörfum og því er engin hætta þó röngum miðum sé skilað í fyrstu.

Bæta við skilum

Þegar smellt er á bæta við skilum kemur hluthafaskráin eins og hún lítur út í lok tekjuársins á hluthafaskrá.is.

Upplýsingar um jöfnunarbréf, arðgreiðslu, staðgreiðslu af arði og dagsetningu arðgreiðslu eru einnig teknar úr hluthafaskrá í lok tekjuárs.

Ef hlutafjármiðarnir eru rangir þá þarf að framkvæma viðeigandi breytingar í Hluthafaskrá áður en þeim er skilað. Því er ekki hægt að breyta hlutafjármiðunum í þessari aðgerð.

Uppfæra hlutafjármiða

Til þess að uppfæra skilaða hlutafjármiða skal smella á [Uppfæra] í viðeigandi tekjuári.

Þá birtist hluthafaskráin í lok tekjuársins með þeim breytingum sem gerðar hafa verið í Hluthafaskrá.

Grænn litur er yfir þeim reitum sem hafa breyst frá því að hlutafjármiðum tekjuársins var síðast skilað.

Á myndinni hér að neðan má sjá uppfærslu á hluthafaskrá þar sem búið er að bæta við nýjum hluthafa á tekjuárinu.

Eyða hlutafjármiðum

Til þess að eyða hlutafjármiðum skal smella á ruslafötuna hjá viðkomandi tekjuári. Þessi aðgerð eyðir hlutafjármiðum einnig hjá RSK. Eftir aðgerðina er svo hægt að skila nýjum hlutafjármiðum fyrir viðkomandi tekjuár.

Arðgreiðslur

Hægt er að skrá arðgreiðslur fyrirtækisins á hluthafaskra.is.

Skrá nýja arðgreiðslu

Til þess að skrá arðgreiðslu skal valið [Arðgreiðslur] í valmyndinni og smellt á [Skrá nýja arðgreiðslu]

Þá þarf að slá inn heildarupphæð, arðsréttindadag og arðgreiðsludag fyrir hvern flokk hluta.

• Arðsréttindadagur er sá dagur sem skiptingin miðast við. Hluthafaskráin á þeim degi er því notuð til þess að skipta niður arðgreiðslunni.
• Arðgreiðsludagur segir til um hvenær arðgreiðslan var greidd út til hluthafa. Þessi dagsetning er sett á hlutafjármiða þegar þeim er skilað til RSK.

Skipting arðgreiðslu

Arðgreiðslunni er skipt eftir eignarhlut, en þó er hægt að breyta þeirri skiptingu.

Staðgreiðsla af arði er reiknuð miðað við hlutfall fjármagnstekjuskatts. Hægt er að breyta henni.

Arð- og staðgreiðsla er reiknuð inn í hlutafjármiða þegar þeim er skilað til RSK.